PhD Application Steps and Tips

Hari ini, Sabtu yang mendung, biasanya kalau mendung-mendung gini enak banget dipakai buat ngelab di kampus yang anget πŸ˜€
Tapi, hari ini saya memutuskan untuk ngandang saja di kamar, buat menulis-nulis lalu siap melompat main di taman bersama Rania bila cuaca cerah.

Beberapa hari ini saya mendapat permintaan dari teman untuk menuliskan step dan kiat bagaimana bisa sekolah S3 di luar Indonesia dengan dibiayai oleh sponsor (beasiswa). Jadi, mumpung sudah ditulis, mending di post public sekalian πŸ˜€

Disclaimer: apa yang ditulis disini tidak mutlak benar, ini hanya satu path yang saya alami dari sekian banyak kemungkinan paths untuk mencapai tujuan yang sama. Be open and ready for any changes! Because your world will never be the same again..

Step preliminary: Sertifikat Bahasa Inggris
Sebelumnya, tetapkan benua tujuan apakah daerah Eropa, US, Australia atau sekitaran Asia Timur. Masing-masing negara tujuan memiliki academic dan visa requirement yang berbeda, entah TOEFL atau IELTS. Serta terdapat specific requirement apakah TOEFL pbt atau ibt. Tapi biasanya yang di test kan akan sama, yaitu kemampuan berbahasa Inggris kita dalam Writing, Reading, Listening dan Speaking.

Ada banyak cara untuk mendapatkan sertifikat ini:
– Otodidak, lalu ambil test nya
– Ikut les private, lalu ambil test nya
– Ikut les yang dibiayai dari negara, lalu ambil test nya

Pilihan yang saya ambil adalah pilihan terakhir. Les dari negara dikoordinir oleh DIKTI melalui event talent scouting, wkwkwkwk.. bukan, ini bukan Indonesia Mencari Bakat. Jadi ada semacam seminar 2 hari gitu, namanya Talent Scouting gunanya untuk menjaring dosen2 ber NIDN (pada waktu itu tidak ada syarat NIDN) yang hendak sekolah lanjut S2 atau S3 dan membutuhkan sertifikat bahasa inggris.

Nah, di hari kedua Talent Scouting, ada babak penyisihan, ada interview in English untuk menjaring peserta dengan dua kategori: layak dibina lanjut dengan uang negara, atau tidak layak. Kategori layak dibina adalah aplikan yang melek bahasa Inggris, namun kurang academic bahasa inggrisnya (perkiraan IELTS diatas 5), kategori tidak layak dibina adalah aplikan yang sudah terlalu bagus bahasa inggrisnya dan yang dibawah 5.

Setelah terjaring ‘layak dibina’, maka list peserta akan diumumkan di website dan dijapri email untuk dibagi ke beberapa pos pelatihan: UI, IALF Bali, ITB, UGM, IALF Surabaya, IDP Semarang, dst. Saya sendiri dapat di UGM, teman saya ada yang di ITB dan UI.
Fasilitas cukup memadai, dibiayai untuk hidup (akomodasi, makan, dll) dan kesempatan 2x test Academic IELTS. Segala sumber dana dari DIKTI, aplikan yang lolos hanya tinggal duduk manis mengikuti les bahasa inggris dalam kurun waktu 3-6 bulan.

Bila mendapatkan kesempatan ini, plis jangan sampai ada nilai Reading, Writing, Listening dan Speaking yang dibawah 6. Terutama Writing, karena S3 kekuatannya ada di Writing. Speaking 5.5 masih ada beberapa universitas yang mau menerima. Lalu gap antar R, W, L, S jangan lebih dari 1.5 atau 2. Misal Reading 8 tapi Writing 6.

Step 1: Pengumpulan Berkas (All writen in English, tanpa terkecuali)
– Siapkan Scan Ijazah dan Transcript S1 dan S2
– Siapkan Scan Paspor, Akta Lahir (karena last name kita tidak mengandung nama Bapak atau Suami, sometimes diminta untuk upload)
– Siapkan Scan IELTS/Toefl (ini bisa menyusul)
– Siapkan file proposal dalam pdf (tidak lebih dari 10 lembar)
– Siapkan Surat Rekomendasi dari pembimbing S2, jikalau tidak ada, pembimbing S1.
– Siapkan Surat Rekomendasi dari profesional, jikalah pernah bekerja (saya dulu dari kolega sesama dosen dan dari Kajur sebagai atasan langsung yang memantau kinerja saya)
– Siapkan CV yang menarik, lengkap dengan foto dan tanggal kapan CV tersebut dibuat (untuk melihat update kapan). Di dalam CV ini sebaiknya disertakan nama proyek apa saja yang pernah dilakukan, paper2 apa saja yang pernah ditulis, mata kuliah apa saja yang pernah diampu. Sebagai pelengkap, bikin akun Google Scholar πŸ˜‰
– Siapkan Cover Letter yang isinya perkenalan diri, siapa dan hendak bermaksud apa (ini ditulis untuk body email, CV nya jadi attachment). Please bear in mind bahwa professor itu kerjaannya bejibun, dia pasti akan mikir2 klo mau bales email yang gak jelas dan gak menarik bagi dia. Buatlah cover letter yang menarik untuk dibalas dan dijajaki lebih lanjut oleh professor πŸ™‚
– Siapkan Essay mengapa harus pursue S3. Apakah tuntutan pekerjaan atau murni karena kecintaan kepada kelimuan dan penelitian.

Tidak cukup hanya sekali buat essay, cover letter, CV.. biasanya dalam perjalanan pencarian, kita akan banyak belajar dan membaca artikel mengenai tips n trik bagaimana cara menulis yang proper. Tanpa kita sadar, kita akan merevisi essay, cover letter dan CV yang kita buat seiring berjalannya waktu.

Step 2: Tahap Cari Professor
Kalau ini pendekatannya bisa dari list beasiswa (LPDP, Dikti dan IDB punya list Univ yang dibolehkan didaftar). Kalau sudah dapet listnya, urutlah dari yang univ beririsan antar penyedia beasiswa, agar jika keterima, peluang dapet funding semakin banyak. Baiklah saya mengaku, bahwa saya orang yang oportunis dan tidak setia pada satu lembaga beasiswa πŸ˜€ πŸ˜€ πŸ˜€
Never put all your eggs in one basket

Trus buka satu2 website univnya, ini urutan lihatnya:
– Lihat batas minimum IELTS/Toefl
– Lihat apakah ada persyaratan lain seperti GRE/GMAT? biasanya klo ada syarat ini, saya langsung babay..
– Lihat apakah ada application fee, ini biasanya buat pengikat agar applicants tidak lari ke Univ lain saat berkas sudah diproses.
– Lihat alur pendaftaran PhD studentnya.
– Cari professor, lihat dari recent publicationnya, anak2 bimbingnya yang undergrad dan grad. Keyword penelitiannya disamain sama proposal yang kita telah tulis.
– Tidak apa2 bila ada lebih dari 1 professor dalam satu jurusan yang kita minati. Toh, tidak semua professor itu nantinya akan menerima kita. Di akhir email, kita bisa bilang klo kita juga mengirimkan aplikasi kepada profesor lain. Gunanya dibilang gini biar terbuka di awal klo kita memang sedang cari profesor dan Univ.
– Jika beruntung, satu dari lima email yang kita kirim ke profesor akan dibalas dengan bertanya soal funding. Jadi sebenarnya, apply beasiswa dan apply profesor bisa barengan, tidak masalah.

Untuk masalah mencari professor, saya cenderung menempatkan diri saya pada posisi pesimis, yaitu kecil kemungkinan untuk diterima atau dibalas. Hal ini dikarenakan saya lulusan S1 dan S2 dalam negeri dan IELTS saya pas-pasan, meskipun saat itu saya sudah memegang funding. Biasanya dengan beranggapan seperti ini, maka saya akan berusaha 200x lebih giat dari yang sudah saya lakukan πŸ™‚
Tips ini bisa berbeda antar orang pastinya, find your own..

Step 3: Tahap aplikasi universitas
Walaupun sudah apply professor dan semisal is bersedia untuk memroses proposal kita lebih lanjut, hal tsb tidak menjadikan kita secara otomatis terdaftar pada univ tsb. Ada dua kemungkinan:
– Profesor tersebut mengirimkan berkas kita ke univ
Biasanya ia akan memberikan alamat email sekretarisnya untuk ditindak lebih lanjut dan mengumpulkan berkas dari kita via aplikasi atau via email. Lalu langsung interview.
– Applicant sendiri yang harus apply ke univ
Kita sendiri yang harus cari sistem informasi pendaftaran univ tersebut dan apply. Usahakan semua berkas di Step 1 sudah on hand saat mendaftar via aplikasi. Biasanya salah satu step di aplikasinya akan minta nama profesor yang sudah menyetujui proposalnya kita. Setelah itu lanjut interview apabila oleh admission officernya sudah dinyatakan lulus pemberkasan.

Menurut saya, step diatas adalah step paling nggak jelas namun sifatnya penting karena menentukan kita lanjut interview atau tidak (see related post). Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya dari website atau dari email postgrad officer. Tidak menutup kemungkinan akan ada perbedaan informasi yang didapat dari professor dengan informasi yang tertera di website.

Step 4: Interview profesor
Setelah lulus berkas, officernya akan bilang ke prof bahwa aplikan ini siap diinterview. Professornya akan email ke kita mengenai waktu dan tanggal kapan dia available. Kadang dikasih 2 atau 3 pilihan.
Ini dokumentasi interview profesor pertama saya di Brunel University, London. Walaupun akhirnya ga jadi masuk kesana. Saya dokumentasikan saat itu karena tidak banyak yang menceritakan pengalaman mereka saat interview PhD. Sehingga pada saat itu saya kesulitan untuk mempersiapkan diri.
Saat interview, pertama2 perkenalkan diri kita, nama, asal, pendidikan S1 S2, dan topik riset. Kalau ada pengalaman proyek yang nyambung dengan topik riset, bisa diceritakan.
Seterusnya akan mengalir mengikuti pertanyaan profesor. Biasanya ada 2 atau 3 orang yang jadi interviewer buat nemenin profesornya.

Tujuan professor untuk menginterview pelamar antara lain:
– Mengenali kemampuan bahasa inggris kita secara nyata, meskipun dia sudah pegang sertifikat IELTS kita.
– Kemampuan untuk menangkap minat kita terhadap riset dia.
– Menilai seberapa jauh kita sudah mempelajari riset terdahulunya.
– Terkadang, professor akan memberikan pertanyaan-pertanyaan seputar proposal kita: seperti novelty, methodology, evaluation, data availability, programming preferences, math ability.

Seterusnya akan mengalir mengikuti pertanyaan profesor. Biasanya ada 2 atau 3 orang PhD candidates yang jadi interviewer untuk menemani profesornya. Selang 2 hari sampai seminggu kemudian, akan ada jawaban apakah diterima atau tidak interview kita.
Step 5: Visa application
Bila sudah mencapai step ini, maka pastinya kita sudah memegang Letter of Acceptance dari Universitas (ingat, universitas bukan professor). Bentuknya seperti dokumen resmi ber kop surat dan bertanda tangan. Bukan capturan email πŸ˜‰

Selanjutnya, silahkan cek di website visa masing-masing negara tujuan!

Akhir kata, dukungan dari semesta (teman, keluarga, dan kolega) sangat diperlukan, karena terlalu banyak yang dipertaruhkan apabila kita sudah menginjak proses ini. Timbang baik-baik, apakah cukup worthy mengambil studi S3 di luar negeri, hal ini akan mulai kita pikirkan saat membuat essay. Studi S3 di dalam negeri pun tak kalah bagus dengan resiko minimal, tentunya bagi yang sudah berkeluarga.

Comhghairdeas!!

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s